WhatsApp üzerinden rölöve süreci

Bir perakende zincirinin mağaza geliştirme ekibi, rölöve taleplerini ve saha durumunu WhatsApp gruplarında elle takip ediyordu. Süreci, komutla çalışan bir WhatsApp otomasyonuna dönüştürdüm.

Rol
Tek geliştirici
Müşteri
Perakende zinciri
Durum
Her gün kullanılıyor
Alan
İş otomasyonu
Proje referansı
Murat Tatlı
WhatsApp üzerinden rölöve süreci proje görseli
01

Sorun

Talepler, hatırlatmalar ve durum bilgisi onlarca mesajın arasında kayboluyordu. Kimin neyi ne zaman teslim edeceğini görmek için birinin grupları sürekli okuması gerekiyordu.

02

Çözüm

Ekibin zaten kullandığı WhatsApp gruplarına bir asistan ekledim. Kısa komutlarla rölöve formu oluşturuluyor ve sorumluya gidiyor, cevaplar Google Forms üzerinden Google Sheets'te toplanıyor. Asistan bekleyen işleri hatırlatıyor ve istendiğinde durum özeti çıkarıyor.

Canlı akış

WhatsApp grubunda bir rölöve

Ekip komutu yazar; asistan formu açar, yanıtları puanlar, eksikleri yazar ve tamamlandığında kapatır. Mesajlar gerçek sistemin çıktılarıyla aynı biçimde; mağaza ve kişi adları örnektir.

Canlı akış için JavaScript gerekli.

İş akışı

Ne değişti?

01Komutla form oluşturmaRölöve talebi grup içinde başlatılıyor.
02Yapılan hatırlatmalarEksik maddeler sorumlu ekibe iletiliyor.
03Anlık durum özetiTamamlanan ve açık maddeler tek bakışta görülüyor.
Ekip açısından

Daha az takip yükü

01Alışılan araçta çalışmaYeni bir uygulama öğrenmeye gerek kalmadı.
02Tek yerde kayıtYanıtlar ortak takip tablosunda toplandı.
03Günlük kullanımSistem bugün de iş akışının parçası.
03

Sonuç

Düzenli tekrar eden ve zaman alan rölöve takibini otomasyona taşıdım. Ekip daha az elle takip yaparken talepler, eksik maddeler ve tamamlanma durumu tek bir takip tablosunda ve anlaşılır özetlerde görünür hale geldi. Hatırlatmalar otomatik gönderiliyor, süreç hızlandı ve sistem her gün kullanılıyor.

Her soruna bir çözüm

Benzer bir proje mi düşünüyorsunuz?

15 dakikalık ön görüşmede problemi, veriyi ve en hızlı çözüm yolunu konuşalım. Genellikle aynı gün dönüş yaparım.